Smart Event reúne herramientas de gestión financiera, logística, inventarios, equipos, análisis de datos, inteligencia artificial, clima y geolocalización en una plataforma desarrollada en Colombia.
La industria de los eventos en Colombia atraviesa una etapa de crecimiento que también plantea nuevos desafíos para quienes están detrás de cada producción. Coordinar presupuestos, proveedores, equipos de trabajo, inventarios, accesos y contingencias puede implicar múltiples procesos y fuentes de información.
En respuesta a esta necesidad, D’Groupe presenta Smart Event, una plataforma tecnológica desarrollada en Colombia y diseñada para centralizar parte de la operación de eventos en un mismo ecosistema digital. La herramienta está dirigida a productores, organizadores y empresas vinculadas con diferentes tipos de eventos, desde conciertos y festivales hasta ferias, congresos, convenciones, encuentros deportivos y producciones corporativas.
La propuesta parte de la idea de que la tecnología no solo esté presente en la experiencia del público o en la venta de entradas, sino también en los procesos que hacen posible que un evento suceda. Smart Event reúne cinco áreas principales de gestión. Una de ellas está relacionada con las finanzas, permitiendo hacer seguimiento a ingresos, gastos, cuentas y reportes. También incorpora funciones para administrar colaboradores y establecer permisos y accesos diferenciados para integrantes de los equipos, proveedores e invitados.
En el componente operativo, la plataforma permite gestionar inventarios, recursos, tareas e incidencias, mientras que su sistema de Business Intelligence genera tableros, alertas y reportes a partir de la información registrada durante la producción. A estas herramientas se suman variables de clima y geolocalización, pensadas para identificar condiciones externas que puedan afectar el desarrollo de una jornada o representar algún riesgo para la operación.
El sistema cuenta además con una aplicación móvil destinada a los equipos que trabajan directamente en campo. Desde sus dispositivos pueden consultar actividades, registrar novedades y comunicar incidencias mientras estas ocurren, manteniendo la información conectada con la plataforma central.
El lanzamiento llega en un momento de crecimiento para el sector de eventos en el país. Según cifras del Portal Único de Espectáculos Públicos de las Artes Escénicas (PULEP) citadas por D’Groupe, durante 2025 se registraron 25.586 espectáculos públicos de las artes escénicas en Colombia. El país también tuvo una participación destacada en el segmento de congresos y reuniones internacionales. De acuerdo con los datos incluidos por la compañía, Colombia recibió 158 congresos y reuniones internacionales durante 2025, bajo los criterios de la International Congress and Convention Association (ICCA), lo que la ubicó en el segundo lugar de América Latina en esta categoría.
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Para D’Groupe, estas cifras reflejan una industria que necesita acompañar su crecimiento con herramientas que permitan ordenar y analizar los procesos internos de cada producción. Uno de los enfoques de Smart Event está en convertir la información generada durante una producción en una herramienta para la toma de decisiones. La plataforma busca que datos relacionados con costos, recursos utilizados, incidencias, equipos y resultados puedan quedar registrados y consultarse posteriormente.
Esto permitiría, según el planteamiento de la compañía, identificar procesos que pueden optimizarse, reducir tareas manuales y reprocesos, mejorar los tiempos de respuesta y facilitar la planeación de futuras producciones. La apuesta también está relacionada con la trazabilidad de la operación, en una industria donde una sola producción puede involucrar numerosos trabajadores, proveedores, recursos y presupuestos, contar con información organizada puede facilitar el seguimiento de cada etapa.
El proyecto es liderado por D’Groupe y cuenta con la participación de D_Eye, unidad de la compañía especializada en inteligencia artificial y ciencia de datos. En su desarrollo participaron profesionales de áreas como software, análisis de datos, proyectos, operación, finanzas y comunicaciones. Smart Event cuenta además con el aval de CoCrea, dentro del mecanismo de financiación destinado a proyectos culturales y creativos.
Tras su lanzamiento, Smart Event comenzará una etapa de pilotos con organizadores y empresas de la industria, con el propósito de probar la plataforma en distintos tipos de escenarios y operaciones. Posteriormente, D’Groupe prevé habilitar los mecanismos para que otras organizaciones puedan incorporar la herramienta a sus procesos.
Con esta iniciativa, la compañía busca acompañar la evolución del ecosistema colombiano de entretenimiento y eventos mediante una infraestructura que permita conectar la planeación con la ejecución y, posteriormente, los datos obtenidos con la toma de decisiones.
